2018年9月12日《周三晚8點(diǎn)-易凱有約》第七十五期由楊凌紅蘋果文化王總分享，分享主題：廣告公司如何做好流程管理。



楊凌紅蘋果文化傳媒有限公司成立于2006年，是一家集廣告創(chuàng)意、藝術(shù)設(shè)計(jì)、媒體發(fā)布、廣告執(zhí)行為一體的文化傳媒公司。

主要業(yè)務(wù)有：企業(yè)宣傳/產(chǎn)品包裝/活動(dòng)策劃/展覽展示/亮化工程/農(nóng)莊規(guī)劃/3D效果圖/設(shè)計(jì)、制作、代理、發(fā)布國(guó)內(nèi)各類廣告。



以下是王總部分分享內(nèi)容：

各位廣告同仁，大家晚上好，我是來自楊凌示范區(qū)的紅蘋果文化傳媒有限公司的王永紅。



我們公司是一家集廣告創(chuàng)意設(shè)計(jì)媒體發(fā)布廣告執(zhí)行為一體的文化傳媒公司。公司主要的業(yè)務(wù)有企業(yè)宣傳、產(chǎn)品包裝、活動(dòng)策劃、展覽展示，還有亮化工程以及農(nóng)莊規(guī)劃。我們公司位于中國(guó)的農(nóng)業(yè)科技示范區(qū)楊凌，如果大家有需要在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、休閑農(nóng)業(yè)、種養(yǎng)殖行業(yè)、葡萄酒莊投資的想法，可以和我們聯(lián)系，我們這里有優(yōu)秀的專家和技術(shù)人才資源。



首先感謝易凱軟件公司的盛情邀請(qǐng)，今天在這里和大家分享我的一些廣告公司的管理經(jīng)驗(yàn)。在這個(gè)群里頭臥虎藏龍，以前分享的嘉賓有很多，也都是行業(yè)的標(biāo)桿，我們的榜樣，我也學(xué)到了很多東西。所以梁芳經(jīng)理邀請(qǐng)我好幾次，但是真的不知道給大家講什么。



在易凱這個(gè)大家庭里頭，我們認(rèn)識(shí)了好多行業(yè)的榜樣，通過他們的分享，我也學(xué)習(xí)了不少的專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)。從第1期的分享的時(shí)候，我就已經(jīng)在易凱分享的群里頭了，我在這里也對(duì)之前70多期的分享嘉賓說一聲謝謝。





我今天分享的主題是廣告公司如何做好流程管理！由于我們公司是一家綜合型服務(wù)公司，為客戶提供一站式的廣告服務(wù)，所以接的業(yè)務(wù)品類比較多，也比較繁雜。這估計(jì)是很大一部分廣告公司的現(xiàn)狀。為了理清這些頭緒，讓工作的流程統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升效率。我們結(jié)合易凱軟件，結(jié)合我們自身的情況，制定了我們公司的工作流程，在這里給大家進(jìn)行分享，也希望大家指正。





現(xiàn)在大家可以看一下，就是第一個(gè)是我們易凱的這個(gè)操作界面的工作流程，我們就是結(jié)合易凱，然后和自身的情況制作了公司的這個(gè)工作流程。



其實(shí)我估計(jì)我們這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是跟很多公司基本是相同的，但是有些細(xì)節(jié)節(jié)點(diǎn)上會(huì)有差異。我們?yōu)槭裁匆鲞@個(gè)標(biāo)準(zhǔn)？是因?yàn)樵谌粘５墓芾碇校绻麅H僅是通過老員工潛移默化的日常行程的潛意識(shí)的規(guī)則去執(zhí)行，新員工就會(huì)不知道；老員工做的過程中有些問題，他也不知道，因?yàn)樗矝]有標(biāo)準(zhǔn)。這時(shí)候老板會(huì)出現(xiàn)很多標(biāo)準(zhǔn)，反正搞得有些員工他就不知道該怎么做。



所以我們就把流程梳理了一下，把關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)我們都標(biāo)注出來。就是說你只要把這幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)做好了，基本上這工作就沒有任何問題。



我們所有的業(yè)務(wù)基本上是七個(gè)步驟，大體七個(gè)步驟就可以操作完成，我覺得應(yīng)該我們的和其他的廣告公司都差不多。



我們主要的客戶是以單位為主：?jiǎn)挝弧⒃盒！⑵髽I(yè)客戶，基本上多數(shù)都是月結(jié)的客戶。店面接的散單不是很多，但是也有；以前的員工，他會(huì)養(yǎng)成習(xí)慣，就是所有的單子先做，做完之后再收款，這個(gè)后期就會(huì)出現(xiàn)很多問題。所以我們現(xiàn)在就制定：零散單，統(tǒng)一是不欠賬的，而且一旦就確定就要收全款或者是50%的預(yù)付金。



因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在都用了易凱軟件，所以我們的設(shè)計(jì)師就是接單員。設(shè)計(jì)流程上首先就要求接單的人就要錄入系統(tǒng)，后續(xù)的工作流程都差不多。主要我就是說一下定稿這一塊，因?yàn)楹芏喙緫?yīng)該都遇到尤其一些是比較著急的稿件，在定稿的時(shí)候，幾乎客戶都說好了，可以做了，有時(shí)打電話，有時(shí)通過qq定稿，但是制作之后又會(huì)發(fā)現(xiàn)各種各樣的小問題，到最終一般吃虧的都是我們廣告公司為結(jié)果去買單。



定稿這一塊，一般情況下都是要求打印出來，然后客戶簽字。如果遇到特別著急的單子，而且客戶也不方便過來的，他就要通過郵箱將確認(rèn)稿、最終稿發(fā)給客戶，讓客戶郵箱回復(fù)：文件已核對(duì)無誤，定稿、制作。



一般這種方法操作之后，客戶不看的文件他都會(huì)再看幾遍。而且他簽字之后，我們也有了依據(jù)，到后期責(zé)任劃分上，至少他責(zé)任非常明確，我們廣告公司可以出于我們這個(gè)合作的友情，有些事情上我們可以承擔(dān)一部分責(zé)任，這樣對(duì)大家都比較好一些。而且對(duì)于廣告公司來說，不用每一次都去做背鍋俠了，一出錯(cuò)了，就是廣告公司搞錯(cuò)了，每次搞得我們好像能力非常差的樣子。





制作流程這一塊，我們公司有一部分制作業(yè)務(wù)是外協(xié)的，我們公司有一臺(tái)寫真機(jī)，現(xiàn)在客戶對(duì)效率的要求是越來越高，有時(shí)候就是非常著急，如果外協(xié)的業(yè)務(wù)過多的時(shí)候，那時(shí)間節(jié)點(diǎn)上就沒辦法控制，所以我們就是把東西自己來制作。大家主要看最終一塊：開送貨單和開安裝單，都是由設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人，就是這個(gè)業(yè)務(wù)誰接的，誰就負(fù)責(zé)到底的。



安裝和送貨的流程，一般廣告物料不安裝的就可以直接送貨的，這里頭主要是牽扯到物料的核查，我們公司就是自己做的，肯定要核對(duì)數(shù)量、核對(duì)品質(zhì)；需要安裝的，都是要提前和客戶要預(yù)約，這些都是由設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人（接單這個(gè)人）他去負(fù)責(zé)聯(lián)系，完事后就交代給工程部的人，安裝完后我們要求他必須要拍照的。因?yàn)槟阌辛苏掌模彩俏覀冏罱K結(jié)算的一個(gè)依據(jù)。因?yàn)楝F(xiàn)在就是有了易凱軟件，我們有時(shí)候會(huì)打安裝單，客戶在安裝單上也進(jìn)行簽字，這一點(diǎn)非常好。



后面還有一個(gè)費(fèi)用單，就是跟我們?nèi)娇傊暗姆窒硪粯樱何覀儼堰@個(gè)單子安裝、制作、送貨過程中產(chǎn)生的費(fèi)用，也要開到這個(gè)業(yè)務(wù)單里頭，我們主要是為了核算成本。通過這樣的計(jì)算，我們就能知道自己這個(gè)業(yè)務(wù)準(zhǔn)確的利潤(rùn)，安裝人員他通過手機(jī)完工，我們后期可以統(tǒng)計(jì)他的這個(gè)安裝產(chǎn)值。



因?yàn)槲覀児局饕钥蛻舴?wù)為主，關(guān)于我們外協(xié)這一塊也有制定了一個(gè)流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，外協(xié)單一般都是由接單員去開，誰接的單、誰開外協(xié)，我們的外協(xié)商因?yàn)榻?jīng)常合作的就篩選了，每一個(gè)項(xiàng)目他都會(huì)有好幾家外協(xié)商，有各種各樣的滿足，我們有可以有做活質(zhì)量好的，有做活比較快的，有價(jià)格比較便宜的，針對(duì)不同的客戶，就是相應(yīng)的開單。



這里就牽扯到外協(xié)出去的東西，我們是要負(fù)責(zé)對(duì)搞的。我們對(duì)稿的依據(jù)就是簽字稿，所以沒有簽字稿，一般對(duì)稿的過程中出錯(cuò)就非常麻煩。所以說客戶QQ上郵件確認(rèn)的稿子，我們一般也是要打印出來的，尤其像冊(cè)子之類的量比較大的，造價(jià)比較高的，必須要執(zhí)行核對(duì)。確定之后有的外協(xié)商他是需要付預(yù)付款的，有些外協(xié)商我們是月結(jié)的。



中間這個(gè)節(jié)點(diǎn)就是制作中這個(gè)節(jié)點(diǎn)，因?yàn)橛械墓舅锌赡苁强陬^的，我們現(xiàn)在就是做的時(shí)間長(zhǎng)了就發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，默認(rèn)一般的，他約定的交貨時(shí)間有時(shí)候總會(huì)有偏差。但是我們給客戶承諾的時(shí)間一般不允許有偏差的，所以說快到那個(gè)節(jié)點(diǎn)的時(shí)候，我們要求接單的人必須要提前去催一下，你的外協(xié)商確定一下你的貨物到底什么時(shí)候能到，什么時(shí)候能交貨，會(huì)不會(huì)延誤？這個(gè)必須要提前知道。



后面的就是一般正常的驗(yàn)貨，然后還有開費(fèi)用單，這一塊也就是為了把這個(gè)業(yè)務(wù)的成本我們能夠非常具體化，利潤(rùn)也非常明確。



最終一個(gè)就是采購(gòu)流程，因?yàn)閺V告公司像我們這個(gè)廣告公司做的物料也是千奇百怪，什么東西有可能都會(huì)遇到。有時(shí)采購(gòu)的品類也比較多一些，常規(guī)的我們會(huì)有庫(kù)存，不常用的東西，可能幾乎就是沒有庫(kù)存的吧。



我們是這樣定義采購(gòu)和外協(xié)的，一般外協(xié)的東西就是非標(biāo)的、不好定義的，采購(gòu)作為材料入庫(kù)的都是標(biāo)準(zhǔn)化、工業(yè)品。這些東西我們都是作為采購(gòu)，把它作為材料來入庫(kù)的，這樣也利于我們后期的意識(shí)，比如說自己做個(gè)預(yù)算，提前就可以看到我們以前買這個(gè)東西大概是多少錢，也比較準(zhǔn)確，相對(duì)于現(xiàn)在就是數(shù)據(jù)庫(kù)一樣。





最后分享是我們現(xiàn)在就是要求業(yè)務(wù)單和外協(xié)單的，一般是不允許隔夜錄單的。因?yàn)槟愀籼斓模袝r(shí)一忙他就漏單了。所以我們對(duì)這一塊就做了一個(gè)細(xì)節(jié)的規(guī)定，這里頭也用到了積分。



我的積分制是聽了重慶萬康盛鼎廣告龔老師的分享之后去學(xué)習(xí)的，因?yàn)辇徖蠋熌且黄诘姆窒碚娴氖前褟V告人的痛點(diǎn)說得非常真切。在龔老師的分享中，我仿佛就看到了自己的樣子，所以我下定決心去重慶學(xué)習(xí)了積分制，但是我用得確實(shí)不太好。



對(duì)于薪酬這一塊，我們現(xiàn)在也是想結(jié)合咱們易凱，就是把它具體量化。因?yàn)槲覀冞@種綜合性服務(wù)公司、廣告公司，業(yè)務(wù)相對(duì)品類太多，不像咱們?nèi)豪镱^、易凱用戶里頭，他們做單一品類的標(biāo)識(shí)、發(fā)光字或者噴繪這個(gè)很容易量化。我們做的東西有時(shí)候今天做的和昨天做的就完全不一樣，沒有標(biāo)準(zhǔn)，所以我現(xiàn)在就想用業(yè)務(wù)金額來定義它。



之前和大韓廣告的韓總，我們也做了私下溝通，他的方式我覺得也非常好。大家可以看一下，我們易凱的嘉賓分享手冊(cè)或者是翻一下以前的嘉賓分享。他這個(gè)主要針對(duì)設(shè)計(jì)師這一塊，我覺得還是很不錯(cuò)的。



另外就是我們巴中鴻圖廣告的冉總之前的分享，我覺得他這塊把薪酬和產(chǎn)值這一塊和易凱的產(chǎn)值進(jìn)行結(jié)合，我覺得這個(gè)也非常好，我也正在學(xué)習(xí)，準(zhǔn)備把這個(gè)用到我們公司來。首先我覺得所有的方法并不是說直接能夠套用，也并不是說完全適合自己；因?yàn)槲覜]學(xué)過專業(yè)的這些財(cái)會(huì)知識(shí)，我只是根據(jù)自己的想法，然后通過咱們易凱軟件，進(jìn)行一段時(shí)間的這個(gè)測(cè)算，如果覺得可以，我就可以再實(shí)施一下。



我的主題分享基本上就到這里了，在這里我也非常感謝易凱以往的分享嘉賓：我們重慶萬康的龔老師、還有河南金利得的張耀斌-張總、桂林風(fēng)景廣告的封總等等。講得不太好，希望大家多多包涵，我也是拋磚引玉。



當(dāng)下的傳統(tǒng)廣告競(jìng)爭(zhēng)是非常的激烈，我們很多公司都在尋找轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。我們公司也不例外，我們現(xiàn)在就是也想通過業(yè)務(wù)板塊上的一些創(chuàng)新，另外一個(gè)就是緊跟行業(yè)政策，在業(yè)務(wù)板塊上做一些升級(jí)，然后增加一些新的項(xiàng)目。



國(guó)家對(duì)這個(gè)文化產(chǎn)業(yè)的政策支持是非常大的，我也希望通過今天的分享，如果咱們?nèi)豪镱^有人在做文化產(chǎn)業(yè)、文創(chuàng)這一塊的，我希望可以加我的微信，我們一起來抓住行業(yè)的先機(jī)，共同做一些事情。



有一句格言是這樣說的：你有一個(gè)蘋果，我有一個(gè)蘋果，如果我們彼此交換的，你我仍然只有一個(gè)蘋果；倘若你有一種思想，我有一種思想，而我們彼此交換這些思想，那么我們每個(gè)人就會(huì)有兩種思想。這也就是我這次愿意和大家分享的一個(gè)原因，因?yàn)檫@么多嘉賓都分享了他們的管理和廣告行業(yè)的一些經(jīng)歷心得，我也從中深深地學(xué)習(xí)了很多知識(shí)，所以我也愿意把自己的這一點(diǎn)點(diǎn)總結(jié)分享給大家。